4.0 Kontroll av logger i pasientjournal ved OUS

Alle oppslag i elektronisk pasientjournal (EPJ) skal være begrunnet i tjenstlig behov, jf. helsepersonelloven § 21 a, jf. pasientjournalloven § 16, jf. helseregisterloven § 18.

Ved OUS kontrolleres loggen for alle oppslag i elektronisk pasientjournal med jevne mellomrom. Kontrollen er noe sykehuset har plikt til å gjøre, i henhold til pasientjournalloven § 22. Loggkontrollør ved direktørens stab for pasientsikkerhet, kvalitet og samhandling, v/avdeling for informasjonssikkerhet utfører selve kontrollen, jf. instruksen Kontroll av oppslag i elektronisk pasientjournal (EPJ) og andre fagsystemer. I tillegg undersøkes pasientjournaler, etter henvendelse fra pasienter, pårørende, leder med personalansvar, kollegaer, tilsynsmyndighet m.fl.

4.1 Uvanlige oppslag – oppfølging i klinikk

Loggkontrollør vil normalt forelegge uvanlige oppslag for Klinikkleder og samtidig orientere HR i klinikk og HR-jurist. Fagråd EPJ-loggkontroll skal bli informert om saken. Dersom initiativet til kontrollen kommer fra leder med personalansvar, eksempelvis ved mistanke knyttet til konkret ansatt, vil loggkontrollør normalt ikke involvere Klinikkleder.

 Uvanlige oppslag er ikke nødvendigvis ulovlige. Det er derfor nødvendig å avklare om de forelagte oppslag kan begrunnes i tjenstlig behov eller ikke, ut fra hvordan den enkelte avdeling normalt arbeider i EPJ. Det er  naturlig at nærmeste leder er med på denne avklaringen i klinikken.

4.1.1 Det uvanlige oppslaget kan forklares

Dersom Klinikkleder og nærmeste leder kan avklare at det uvanlige oppslaget kan forklares med tjenstlig behov, kan saken avsluttes og det sendes en forklaring tilbake til Fagråd EPJ-loggkontroll og loggkontrollør , jf. pkt. 4.5.

4.1.2 Det uvanlige oppslaget kan ikke forklares

Dersom Klinikkleder og nærmeste leder ikke kan avklare om det uvanlige oppslaget kan forklares med tjenstlig behov, skal følgende gjøres:

• Arbeidstaker som har gjort de uvanlige oppslagene skal kalles inn til et møte, for å gå igjennom oppslaget sammen med klinikkleder og leder (mal for innkalling i vedlegg).
  • I utgangspunktet er dette det første undersøkende møtet, slik at arbeidsgivers fokus i forberedelse og gjennomføring av slikt møte er undersøkende.
• Leder og arbeidstaker går igjennom oppslagene som er blitt vurdert som uvanlige, hvor arbeidstaker skal få mulighet til å forklare oppslagene.
• Arbeidstaker velger selv om vedkommende tar med seg tillitsvalgt eller en annen rådgiver til møtet.
• Leder kan ikke sende navnet på pasienten, verken i brev eller per e-post.

4.1.3 Etter samtale med arbeidstaker – det uvanlige oppslaget forklares som tjenstlig behov

Klinikkleder kan avslutte saken og sender en forklaring på hvordan saken er fulgt opp og avklart, tilbake til Fagråd EPJ-loggkontroll og loggkontrollør, jf. pkt. 4.5.

4.1.4 Etter samtale med arbeidstaker – mistanke om ulovlig oppslag i pasientjournal i strid med helsepersonelloven § 21 a, jf. pasientjournalloven § 16

Dersom oppslag konkluderes med å være uten gyldig grunnlag, tjenstlig behov, skal Klinikkleder orienteres, og med bistand fra HR i klinikk skal saken håndteres videre etter retningslinjer for håndtering av personalsaker.

4.2 Ulovlige oppslag kan få konsekvenser for den ansattes arbeidsforhold.

Ulovlige oppslag skal gi en reaksjon og kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. Det er ikke avhengig av om den ansatte har videreformidlet informasjon som ble tilegnet i forbindelse med ulovlig oppslag.

4.2.1 Følgende veiledende punkter må vurderes før det konkluderes på konsekvens (listen er ikke uttømmende):

• At det kan konkluderes med at det ikke foreligger tjenstlig behov for oppslag i pasientjournal.
• Omfanget av oppslag gjort uten hjemmel i lov, må avklares.
• Om informasjonen er gitt videre.
• Om informasjonen som er innhentet ved ulovlige oppslag i pasientjournalen aktivt er brukt for å påføre noen skade eller fremheve egen interesse.

4.2.2 Konsekvens

Dersom man etter en konkret vurdering konkluderer med at oppslaget har vært ulovlig:

• saken skal håndteres i henhold til retningslinje for håndtering av personalsaker.
• Reaksjonen må gis forholdsmessig ut fra hvor alvorlig bruddet er, men det skal minimum gis en advarsel på forholdet.
• Videre skal –
  • saken oversendes til Fylkeslegen
  • PVO informeres, som vurderer om saken skal oversendes til Datatilsynet for vurdering
  • det vurderes om forholdet skal politianmeldes, administrerende direktør skal godkjenne en politianmeldelse
• Etter at saken er ferdig behandlet i klinikken, se pkt. 4.5.